Lo sapevi che la registrazione degli ospiti in azienda può costarti una multa salatissima?
Nell’esercizio della nostra attività ci capita ogni giorno di entrare in diverse aziende e di doverci registrare all’ingresso su un modulo cartaceo. I dati solitamente richiesti sono: Nome, Cognome, Azienda, Ora ingresso, Ora uscita.
Questo sistema è molto utile alle aziende per conoscere il numero e l’identità delle persone che ricevono durante la settimana, clienti, fornitori, collaboratori o semplici visitatori.
Peccato che questo sistema cartaceo sia fuori legge.
Non rispetta il Regolamento ue 2016/679 in materia di trattamento dei dati personali, in quanto chiunque può facilmente vedere le persone che sono state in azienda prima di esso. Questi sistemi cartacei infatti permettono ad un visitatore di conoscere facilmente l’identità delle persone che precedentemente hanno visitato l’azienda e sapere quando questo è avvenuto.
Le aziende che adottano metodi di registrazione ospiti cartacei rischiano multe salatissime fino al 2% del fatturato annuo.
Oltre a non essere a norma di legge questo sistema “cartaceo” poterebbe anche rappresentare un vero e proprio boomerang per le aziende che lo utilizzano. Immaginate infatti che la vostra azienda riceva uno o più concorrenti di un vostro fornitore storico, per valutare altre proposte. Se successivamente a queste visite, tornasse in azienda il vostro fornitore storico riuscirebbe facilmente a vedere che avete ricevuto anche i suoi concorrenti. Se per voi questo non rappresenta un gran problema, immaginate invece il caso in cui siate voi a visitare un potenziale cliente. Una volta registrati sul classico modulo cartaceo, chiunque dopo di voi potrebbe sapere che siete stati ospiti dell’azienda, con tanto di data e magari referente con cui avete parlato.
Come sempre la tecnologia viene in nostro aiuto!!!
Ci sono infatti vari sistemi informatici che permettono di adeguarsi alle norme vigenti in tema di trattamento dei dati personali. Questi sistemi hanno diversi vantaggi. Oltre a mettervi al riparo da pesanti sanzioni, migliora l’immagine della vostra azienda e il livello di sicurezza. Queste soluzioni impressionano positivamente i vostri ospiti e in caso d’emergenza o di situazioni anomale è possibile sapere istantaneamente le persone che sono all’interno degli edifici.
In cosa consistono queste soluzioni?
Le funzioni di questi sistemi permettono al visitatore di registrarsi su uno strumento informatico. Per esempio un tablet posizionato all’ingresso dell’azienda. Il sistema chiede e registra i dati del visitatore, salva automaticamente la data d’entrata e d’uscita, e possono essere associate al visitatore informazioni aggiuntive quali: n.badge, referente/accompagnatore interno all’azienda, documento d’identità.
Ovviamente Swifty sta mettendo a punto un sistema di questo genere assolutamente all’avanguardia. Sarà a breve scaricabile dagli store di apple e google, lo potrei utilizzare su tablet o ipad e ti consentirà una prova gratuita di un mese prima di acquistarlo in abbonamento.
