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La gestione documentale: il pilastro della crescita aziendale nell’era digitale

Nell’era digitale che stiamo vivendo, la gestione efficiente dei documenti è diventata un fattore imprescindibile per il successo di qualsiasi azienda. La quantità di dati e informazioni da gestire è in continua crescita, e la capacità di organizzarli, archiviarli e reperirli rapidamente è fondamentale per ottimizzare i processi aziendali, aumentare la produttività e prendere decisioni informate.

In questo articolo, esploreremo il ruolo cruciale della gestione documentale all’interno delle aziende, evidenziandone i benefici e le sfide principali. Inoltre, analizzeremo come la digitalizzazione e l’adozione di soluzioni tecnologiche innovative stanno trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i propri documenti.

Perché la gestione documentale è fondamentale per le aziende?

Esistono diverse ragioni per cui la gestione documentale è diventata un aspetto così importante per le aziende:

  • Efficienza e produttività: Un sistema di gestione documentale efficiente consente di automatizzare molti processi manuali che consumano tempo e risorse, come la ricerca, l’approvazione e la distribuzione dei documenti. Questo libera i dipendenti da compiti ripetitivi e permette loro di concentrarsi su attività più strategiche.
  • Conformità normativa: Le aziende sono soggette a numerose normative che regolano la gestione dei documenti,come la conservazione dei documenti fiscali e la protezione dei dati personali. Un sistema di gestione documentale conforme può aiutare le aziende a rispettare queste normative e a evitare sanzioni e penalità.
  • Riduzioni dei costi: Una gestione documentale efficiente può far risparmiare alle aziende denaro in diversi modi,ad esempio riducendo l’utilizzo di carta, lo spazio di archiviazione fisica e il tempo dedicato alla ricerca dei documenti.
  • Miglioramento del processo decisionale: L’accesso rapido e facile a informazioni accurate e aggiornate è fondamentale per prendere decisioni informate. Un sistema di gestione documentale efficace può aiutare le aziende a raccogliere, organizzare e analizzare i dati in modo più efficiente, supportando così un processo decisionale più rapido e strategico.
  • Migliore collaborazione: Un sistema di gestione documentale basato su cloud può facilitare la collaborazione tra dipendenti, team e reparti, consentendo a tutti di accedere e modificare i documenti in tempo reale. Questo può migliorare la comunicazione, la produttività e il flusso di lavoro.
  • Maggiore sicurezza e protezione dei dati: Un sistema di gestione documentale sicuro può proteggere i documenti aziendali da accessi non autorizzati, furti, perdite e danni. Questo è particolarmente importante per le aziende che gestiscono dati sensibili.

 

Le sfide della gestione documentale tradizionale

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, la gestione documentale tradizionale può presentare diverse sfide:

  • Documenti cartacei: La gestione di grandi volumi di documenti cartacei può essere dispendiosa, inefficiente e soggetta a errori. I documenti cartacei possono essere facilmente smarriti, danneggiati o difficili da trovare.
  • Mancanza di organizzazione: Senza un sistema di archiviazione efficace, i documenti possono essere disorganizzati e difficili da trovare. Questo può portare a perdite di tempo, frustrazione e persino decisioni sbagliate.
  • Sicurezza non garantita: I documenti cartacei sono vulnerabili a furti, perdite e danni. Inoltre, può essere difficile tenere traccia di chi ha accesso a quali documenti.
  • Difficoltà di collaborazione: La collaborazione sui documenti cartacei può essere difficile e dispendiosa in termini di tempo. I dipendenti possono avere difficoltà a trovare le ultime versioni dei documenti o a sapere chi ha apportato le ultime modifiche.
  • Mancanza di scalabilità: I sistemi di gestione documentale tradizionali possono essere difficili da scalare per soddisfare le esigenze di un’azienda in crescita.

La digitalizzazione e il futuro della gestione documentale

La digitalizzazione sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i propri documenti. Le soluzioni di gestione documentale basate su cloud offrono una serie di vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali, tra cui:

  • Archiviazione sicura e centralizzata: I documenti digitali vengono archiviati in modo sicuro in un repository centralizzato, accessibile da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
  • Ricerca e recupero rapidi: I documenti digitali possono essere facilmente cercati e recuperati utilizzando parole chiave, metadati e altri criteri.
  • Collaborazione in tempo reale: I dipendenti possono collaborare sui documenti in tempo reale, utilizzando strumenti di modifica e annotazione online.
  • Sicurezza e protezione dei dati: I documenti digitali sono protetti da sofisticate misure di sicurezza, come la
  • Scalabilità: I sistemi di gestione documentale basati su cloud possono essere facilmente scalati per soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione.
  • Riduzione dei costi: I sistemi di gestione documentale basati su cloud possono far risparmiare alle aziende denaro sui costi di carta, archiviazione fisica e IT.
  • Accessibilità da qualsiasi dispositivo: I documenti digitali possono essere accessibili da qualsiasi dispositivo,inclusi computer, tablet e smartphone.

Oltre all’adozione di soluzioni basate su cloud, le aziende stanno anche iniziando a utilizzare tecnologie più innovative come l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (Machines Learning) per automatizzare ulteriormente i processi di gestione documentale. Ad esempio, l’AI può essere utilizzata per estrarre automaticamente informazioni dai documenti, come nomi, date e importi, mentre l’ML può essere utilizzato per classificare automaticamente i documenti in base al loro contenuto.

Queste tecnologie stanno aiutando le aziende a creare sistemi di gestione documentale ancora più efficienti, efficaci e sicuri.

Come le aziende stanno traendo vantaggio dalla gestione documentale digitale

Diverse aziende stanno già traendo vantaggio dall’adozione di soluzioni di gestione documentale digitale. Ecco alcuni esempi:

  • Un’azienda manifatturiera ha ridotto i costi del 50% automatizzando i processi di approvazione delle fatture.
  • Un’azienda sanitaria ha migliorato la qualità dell’assistenza ai pazienti rendendo le cartelle cliniche elettroniche accessibili a tutti i medici coinvolti nella cura del paziente.
  • Un’istituzione finanziaria ha ridotto il tempo necessario per l’apertura di un nuovo conto cliente del 70%utilizzando un sistema di gestione documentale digitale per raccogliere e verificare i documenti dei clienti.

Come iniziare con la gestione documentale digitale

Se sei pronto a iniziare con la gestione documentale digitale, ecco alcuni passaggi da seguire:

  • Valuta le tue esigenze attuali: Quali sono le tue sfide attuali in materia di gestione documentale? Quali sono i tuoi obiettivi per la gestione documentale digitale?
  • Ricerca le soluzioni disponibili: Esistono diverse soluzioni di gestione documentale digitale disponibili, sia on-premise che basate su cloud. Confronta le diverse soluzioni e scegli quella che meglio si adatta alle tue esigenze.
  • Implementa la tua soluzione: Una volta scelta una soluzione, è necessario implementarla nella tua azienda.Questo potrebbe comportare la formazione dei dipendenti e l’aggiornamento dei processi aziendali.
  • Valuta e ottimizza: Una volta implementata la tua soluzione, è importante monitorarne le prestazioni e apportarvi modifiche quando necessario.

La gestione documentale digitale è un investimento che può far risparmiare denaro, migliorare l’efficienza e aumentare la produttività della tua azienda. Se sei pronto a portare la tua azienda al livello successivo, è ora di iniziare a pensare alla gestione documentale digitale.

In questo articolo abbiamo esplorato il ruolo cruciale della gestione documentale nell’era digitale. Abbiamo evidenziato i benefici della gestione documentale digitale, le sfide della gestione documentale tradizionale e le tecnologie innovative che stanno trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i propri documenti.

Se sei interessato a saperne di più sulla gestione documentale digitale, visita il sito www.retica.ai e scopri come il software Retica può rivoluzionare la tua azienda. Retica è una soluzione di gestione documentale basata su cloud che può aiutarti a ottimizzare i processi aziendali, aumentare la produttività e ridurre i costi.

Con Retica, puoi finalmente liberarti dai documenti cartacei e del data entry Manuale, sfruttando il potere della gestione documentale digitale per portare la tua azienda al livello successivo.

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      CHE COS’È LA COMPUTER VISION E COME FUNZIONA?

      L’intelligenza artificiale sta prendendo il sopravvento! Forse non ne hai sentito parlare, ma gli algoritmi di Computer Vision saranno uno dei modi in cui i robot e i computer interagiranno con gli umani in futuro. Lasciate che vi parli di questa eccitante tecnologia.

      Ci sono molti progetti in corso proprio qui sul suolo italiano dove i ricercatori si sforzano di sviluppare una tecnologia AI all’avanguardia per l’uso da parte delle aziende di tutto il mondo.
      La crescente capacità di analizzare le immagini rende la computer vision una delle soluzioni software più promettenti nel campo dell’intelligenza artificiale (anche se molti studi si trovano ancora in una fase preliminare), tuttavia sempre più aziende sembrano interessate a questa tecnologia e di conseguenza con ogni probabilità presto vedremo quali opportunità ci verranno fornite.

       

      Che cos’è la Computer Vision

      La Computer Vision è lo studio degli algoritmi e delle tecniche che permettono ai computer di replicare la visione umana. Non solo permette di identificare oggetti, persone o animali all’interno di una singola immagine, ma anche di estrarre informazioni utili da essi a livelli sempre più alti di comprensione. In altre parole, è possibile costruire un contesto ad ogni immagine o parte di immagine individuata dando loro anche un significato.

      Affinché un sistema di computer vision funzioni in modo ottimale, ha bisogno di grandi quantità di immagini con un’etichettatura adeguata, in modo che l’algoritmo possa diventare davvero intelligente.

       

      Come funziona la Computer Vision

      L’avvento di potenti tecniche di apprendimento automatico ha reso possibile per i computer eseguire azioni che prima erano realizzabili solo dagli esseri umani. Questo include compiti come l’identificazione di oggetti in foto o video, che una volta si riteneva impossibile a causa della complessità e della difficoltà associate alla comprensione dei dati contenuti nei pixel presenti nei sensori delle fotocamere.

      Con i recenti progressi nell’apprendimento automatico, i computer possono ora riconoscere le immagini con un livello di precisione che una volta era raggiungibile solo dagli esseri umani. Il processo non è però così semplice: si tratta di identificare certe caratteristiche tra molte possibilità e usarle per classificare un oggetto o una scena in una categoria come “persone” o “paesaggio”.

      Tra le possibili applicazioni si individuano :

      • Image Classification: analisi del contenuto dell’immagine e attribuzione di un’etichetta (es. cane, gatto);
      • Object Detection: identificazione di una o più entità all’interno di un’immagine;
      • Image Segmentation: suddivisione dell’immagine in sezioni (es. per evidenziare i pixel di un referto medico in cui si riscontra un tumore);
      • Face Recognition: riconoscimento di volti di persone;
      • Action Recognition: identificazione di una o più entità e della loro relazione nel tempo e nello spazio, al fine di identificare e descrivere azioni specifiche (es. un calciatore che colpisce il pallone di testa);
      • Visual Relationship Detection: comprensione della relazione tra gli oggetti in un’immagine;
      • Emotion Recognition: rilevamento del sentiment di un’immagine;
      • Image Editing: modifiche a un’immagine (es. oscuramento di dati sensibili).

      Una delle sfide principali nell’implementazione di progetti di computer vision è la creazione di un grande dataset per l’addestramento e l’insegnamento ad un algoritmo di come comprendere le immagini anche quando si verificano alterazioni (come livelli di luminosità subottimali o deformazioni).

       

      Le applicazioni di Computer Vision

      I sistemi di visione artificiale trovano numerose applicazioni. Si passa dal riconoscimento degli oggetti alla biometria, dalla smart surveillance (videocamere di sorveglianza intelligenti o in cloud per analizzare le immagini registrate e identificare infrazioni) al tracciamento di movimenti e analisi diagnostica in telemedicina.
      Ma in Italia le soluzioni di Computer Vision hanno assunto un ruolo chiave soprattutto in ambito industriale e manifatturiero, grazie alla possibilità di essere integrate direttamente sulle linee di produzione e negli ambienti di fabbrica.

      Ecco alcuni esempi di come le imprese stanno sfruttando questa tecnologia:

      • Manutenzione predittiva: algoritmi di Computer Vision per il monitoraggio di asset industriali – principalmente macchinari – in ottica di manutenzione predittiva (evitare fermi macchina intervenendo su possibili guasti o malfunzionamenti);
      • Monitoraggio dei prodotti: sistemi per il controllo della qualità e l’analisi di eventuali difettosità dei prodotti, in modo da garantire il massimo livello di soddisfazione dei clienti e limitare eventuali problemi in fase di post-vendita;
      • Sicurezza nei luoghi di lavoro: sistemi per monitorare le immagini dell’impianto, dei lavoratori e delle loro azioni, in modo da individuare eventuali situazioni di rischio e/o incidenti dannosi per le persone o per l’ambiente.

       

      Deep Learning e Computer Vision

      Lo sviluppo delle tecniche di Deep Learning ha portato a un progresso significativo nella visione artificiale. Vediamo come funziona!

      Esistono diverse modalità con cui un’architettura di visione artificiale può estrarre informazioni dalle immaginiHand Crafted Features, Computer Vision Features e Data Driven Features – scelte singolarmente o combinate a seconda delle esigenze dell’analisi.

      Quando si tratta di computer vision, ci sono due approcci principali che gli algoritmi utilizzano. Il primo si basa sul concetto di estrarre e definire algoritmicamente ciò che è rilevante in un’immagine (ad esempio, un colore o delle forme specifiche), mentre un’altra tecnica si concentra più specificamente attraverso la suddivisione in piccole aree per l’analisi. Quello che però diventerà la vera frontiera della Computer Vision sono le tecniche basate su Data Driven Features, che permettono il riconoscimento e la classificazione delle immagini (anche naturali) senza dover progettare la fase di estrazione delle features che viene svolta da particolari reti neurali: le reti neurali convoluzionali.

      Le reti neurali convoluzionali utilizzate per la classificazione delle immagini (che hanno contribuito notevolmente allo sviluppo del Deep Learning) sono il tipico esempio di quelle che vengono chiamate ‘Reti Neurali Profonde’. Queste tecnologie coinvolgono una grande quantità di layer con capacità di elaborazione complesse, rendendoli molto potenti.Cosa significa questo per la comprensione delle immagini? Le reti deep sono altamente efficaci per l’analisi naturale delle immagini e si prestano molto bene al transfer learning, un insieme di tecniche che permettono di riutilizzare reti precedentemente addestrate su grandi risorse di dati.

      FRAMEWORK

      Alcuni dei migliori Framework per la Computer Vision

      Google Cloud’s Vision

      TensorFlow

      OpenCV

      Raster Vision

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      Elon Musk svela i piani di Neuralink, la sua sturtup di neurotecnologie e intelligenza artificiale

      “L’intelligenza artificiale è il futuro, chiunque diventi leader in questo ambito sarà il sovrano del mondo”. Queste le parole di Vladimir Putin agli studenti russi

      Controllare smartphone e computer tramite un sensore impiantato nel cervello non è più fantascienza, ma il traguardo raggiunto da Neuralink, ed annunciato dal fondatore Elon Musk.

      Un foro di 8 mm nel cranio permetterà di impiantare il chip collegato al cervello con fili più sottili di un capello umano, che possono essere “iniettati” con un ago di 24 micron per rilevare l’attività dei neuroni. A farlo, sotto la guida di un neurochirurgo, sarà un robot programmato per ridurre al minimo il margine di rischio per la salute e le funzionalità cerebrali.

      Finora il sistema è stato testato con risultati incoraggianti su topi e una scimmia che ha controllato il computer con il suo cervello.

      I campi di applicazioni di queste tecnologie sul genere umano sono potenzialmente infinite, prima fra tutte quelle in campo medico per aiutare le persone paraplegiche o amputate, fino a restituire addirittura il tatto o la vista.

      Musk ha spiegato che in futuro potremmo creare un’interfaccia cervello-macchina in grado di creare una simbiosi con l’intelligenza artificiale. L’obiettivo di Neuralink è quello di mettere in grado chiunque di digitare 40 parole al minuto utilizzando solo col pensiero. Precisa anche che la “superintelligenza” sarà una facoltà per l’individuo ma con un potenziale enorme per lo sviluppo della nostra civiltà.

      Musk non ha mai nascosto il suo pensiero che vede grandi minacce derivanti dall’intelligenza artificiale, infatti dice che Neuralink ha fatto passi da gigante sul “lato buono dell’intelligenza artificiale. La speranza per il momento è quella di arrivare alla prima sperimentazione su un paziente con paralisi nel 2020.

      La Rivoluzione Dell’Intelligenza Artificiale

      Dopo la rivoluzione industriale a cavallo tra il 1700 e il 1800 e la rivoluzione digitale negli ultimi anni del 1900, questo secolo sarà caratterizzato dalla rivoluzione dell’Intelligenza Artificiale.

      L’intelligenza artificiale porterà grandi cambiamenti sociali e nella vita di tutti i giorni, ma rappresenterà anche un grande volano per l’economia. Si stima infatti che l’AI permetterà una crescita del pil mondiale compreso tra lo 0,8 e l’1,2%, pari a 13.7000 MILIARDI di dollari da qui al 2030. A guidare questa classifica teorica, ovviamente gli Stati Uniti con un incremento stimato di 8.300 miliardi di dollari da qui al 2035.

      I colossi digitali come Google, Amazon, Netflix, Facebook, Alibaba, Baidu, sfruttano l’intelligenza artificiale per i propri modelli predittivi, al fine di creare nuove vendite e quindi nuovo valore. Basti pensare, che per quanto riguarda Netflix, il consumo dell’utente è basato per l’80% su suggerimenti derivanti dagli algoritmi, e solo il 20% su ricerche specifiche dell’utente. Netflix, stima che questi sistemi, in grado di suggerire all’utente contenuti che possono piacergli e ridurre quindi il tasso di abbandono, gli fruttino 1miliardo di dollari all’anno (circa il 10% del proprio fatturato). Il motivo di questi numeri? La soglia d’attenzione di un utente è di 60-90 secondi. Se entro questo tempo non trova qualcosa che può piacere, rinuncia, aumentando il rischio di abbandono del servizio.

      Oltre ai sistemi predittivi, l’intelligenza artificiale troverà applicazioni nella vita di tutti i giorni. Esistono già auto che si guidano da sole, in grado di fare migliaia di kilometri senza il guidatore. Oppure le auto che già guidate, in grado di riconoscere pedoni e di frenare da sole, di allertarci se ci stiamo addormentando o se stiamo invadendo un’altra carreggiata. All’interno del vostro telefono vi è un’intelligenza artificiale che vi chiama per nome, in grado di scrivere messaggi per voi o di ricordarvi gli appuntamenti.

      L’AI troverà grandi applicazioni nei servizi alla persona: Yape è un robot italiano che ha appena debuttato all’estero, in grado di fare consegne a domicilio. Viaggia da solo per le città, può contenere fino a 30 kg di peso, e viaggiare fino a 20km/h. E’ in grado di riconoscere segnali stradali e ostacoli, e riconosce il viso della persona a cui deve consegnare la merce per aprirgli il vano porta oggetti. In Giappone, stanno progettando robot in grado di assistere gli anziani con disabilità come farebbe una persona. Anzi meglio…. Perché questi robot saranno progettati per tenere compagnia ai loro assistiti, stimolarli nel ragionamento e nelle relazioni, oltre che a preparargli e servirgli il cibo, aiutarli nelle operazioni di deambulazione e ricordargli i farmaci da assumere. Questi robot, in grado anche di soccorrere il loro assistito e chiamare i soccorsi in caso di emergenza, non potranno mai arrecare danno alla persona, non potranno aggredirla o derubarla (come invece può avvenire con operatori umani)…. semplicemente perché non sono programmati per farlo.

      I governi giocheranno un ruolo fondamentale in questa rivoluzione: al momento sembra essere una corsa a 2 tra Stati Uniti e Cina. Se gli Stati Uniti sono stati il primo paese ad avere sviluppato nel 2016, un piano strategico per l’intelligenza artificiale, la Cina ha risposto con un piano denominato “New Generation Artificial Intelligence Development Plan”, il cui obiettivo è portare il paese a essere leader nel settore dell’AI entro il 2030.

      A livello Europeo invece, la Commissione ha aumentato del 70% gli investimenti previsti nel triennio 2018-2020, nell’ambito del programma H2020, portandoli a 1.5 miliardi di euro.

       

      Dobbiamo quindi prepararci all’avvento di una nuova era… un’era in cui la tecnologia non è più solamente al servizio dell’uomo, ma lo affianca e lo accompagna alla stregua di “un’amico”, di un collega, di un compagno di viaggio. Il team di Swifty, come sempre appassionato alle nuove tecnologie (tra i primi in Italia a prelevare bitcoin da un bancomat, e sviluppare progetti di blockchain), è pronto a lanciarsi nell’avventura di un progetto che riguardi l’intelligenza artificiale…. avrete presto notizie a riguardo.